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statuts

1. MISSION

Le Club ONF est une association sans but lucratif qui a pour mission d'offrir des activités sociales, culturelles et sportives à ses membres afin de maintenir entre eux des contacts réguliers dans un contexte agréable. Bien que les activités soient le plus souvent sans lien avec le contexte professionnel, le Club ONF se joint occasionnellement à l’Office national du film (ONF) pour des activités à caractère mixte.

2. PLACE D’AFFAIRES

La principale place d’affaires du Club ONF (ci-après désignée le Club) est située au 3155 Chemin de la Côte-de-Liesse, Saint-Laurent (Québec) H4N 2N4.

3. LES BUTS DU CLUB

Les buts du Club sont les suivants :

3.1 Regrouper et maintenir des contacts réguliers entre ses membres.

3.2 Maintenir des liens privilégiés avec l’ONF.

3.3 Partager des intérêts communs en matière culturelle.

3.4 Communiquer l’information susceptible d’intéresser ses membres.

3.5 Publier régulièrement un bulletin d’information.

3.6 Maintenir à jour un site Web.

3.7 Organiser des activités pour le bénéfice de ses membres.

3.8 Maintenir à jour une base de données des membres.

4. LES MEMBRES

4.1 Catégories – Le Club comprend trois (3) catégories de membres : les membres réguliers, les membres associés et les membres honoraires.

4.2 Membres réguliers – Est membre régulier du Club toute personne ayant travaillé à l’ONF, intéressée aux buts et aux activités du Club et qui se conforme aux normes d’admissibilité établies par résolution du comité exécutif. Le membre doit avoir acquitté sa cotisation pour l’année en cours.

Les membres réguliers ont le droit d’assister aux assemblées des membres et d’y voter. Ils sont éligibles aux fonctions d’administrateurs du Club.

4.3 Membres associés – Est membre associé toute personne conjointe d’un membre décédé.

Le membre associé n’a pas le droit de voter lors des assemblées des membres et n’est pas éligible au poste d’administrateur du Club. Par contre, il est tenu de verser des cotisations au Club.

4.4 Membres honoraires – Est membre honoraire tout administrateur ayant terminé un mandat de (2) deux ans ou plus. De plus, le comité exécutif peut, par résolution, nommer membre honoraire du Club un membre ayant rendu service au Club par son travail, sa contribution exceptionnelle ou son appui.

Le membre honoraire peut assister aux assemblées des membres et voter. Il n’est pas tenu de verser une cotisation au Club.

4.5 Cotisation – Le comité exécutif fixe par résolution le montant de la cotisation annuelle à être versée au Club par les membres réguliers et associés, ainsi que le moment de leur exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas d’exclusion, de suspension ou de retrait d’un membre.

5. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

5.1 Assemblée annuelle – Le comité exécutif fixe le lieu et la date où sera tenue l’assemblée annuelle des membres. Elle doit être tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier du Club.

5.2 Avis de convocation – Les membres reçoivent un avis de convocation par lettre adressée à leur dernière adresse résidentielle ou électronique connue. Tout avis de convocation d’une assemblée annuelle doit mentionner la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée ainsi que les sujets qui y seront abordés.

5.3 Quorum – Les membres réguliers et honoraires présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.

5.4 Vote – À une assemblée des membres, les membres réguliers présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas admis. En cas d’égalité des voix, le président a une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que des membres présents ne réclament le scrutin secret. Le vote sera pris à majorité simple.

5.5 Président et secrétaire d’assemblées – Les assemblées des membres sont présidées par le président du Club. C’est le secrétaire du Club qui agit comme secrétaire des assemblées.

6. COMPOSITION DU COMITÉ EXÉCUTIF

6.1 Nombre – Les affaires du Club sont administrées par un comité exécutif composé de cinq (5) à sept (7) membres réguliers.

6.2 Durée des fonctions – Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. Il demeure en fonction jusqu’à la fin de son mandat ou jusqu’à ce qu’il remette sa démission.

6.3 Éligibilité – Seuls les membres réguliers du Club sont éligibles aux postes d’administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

6.4 Vacances – Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du comité exécutif dans les plus brefs délais, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré jusqu’à la prochaine assemblée générale.

6.5 Rémunération – Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services.

6.6 Assurance – Tout administrateur en fonction est protégé par une assurance responsabilité du Club.

7. ASSEMBLÉES DU COMITÉ EXÉCUTIF

7.1 Date – Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une (1) fois par mois. Les réunions se tiennent généralement le deuxième jeudi du mois, ou à tout autre moment décidé par la majorité des administrateurs.

7.2 Lieu des réunions – Elles sont tenues à la place d’affaires du Club ou à tout autre endroit désigné par le comité exécutif.

7.3 Avis de convocation – L’avis de convocation à une assemblée spéciale du comité exécutif se donne par écrit, par télécopieur, par téléphone, par courrier électronique ou tout autre moyen approprié et ce, dans un délai raisonnable.

7.4 Quorum et vote – Le quorum lors des assemblées du comité exécutif est de quatre (4). Les questions sont décidées à la majorité des voix, et le président n’a pas de voix prépondérante en cas d’égalité. Lorsque le conseil compte moins de sept (7) administrateurs en poste, le quorum est de trois (3) administrateurs.

7.5 Président et secrétaire d’assemblée – Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président et c’est le secrétaire qui agit comme secrétaire. À défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

7.6 Résolutions et décisions du comité exécutif – Elles doivent être consignées dans le livre des procès-verbaux du Club conservé à la place d’affaires du Club.

8. RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS

8.1 Désignation – Les administrateurs du Club sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ainsi que tout autre membre dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du comité exécutif. Une même personne ne peut cumuler deux (2) fonctions ou plus. Les administrateurs sont nommés par résolution du comité exécutif pour un terme de deux (2) ans avec possibilité de renouvellement.

8.2 Président – Le président du Club en assume la direction, en collaboration avec les membres du comité exécutif. Il surveille, administre et dirige les affaires du Club, toujours en collaboration avec les autres membres du comité exécutif. Il doit fournir à ceux-ci les renseignements pertinents aux affaires du Club.

8.3 Vice-président – En l’absence du président ou en cas d’incapacité, de refus ou de défaut d’agir de celui-ci, le vice-président possède tous les pouvoirs et assume toutes les obligations du président du Club.

8.4 Trésorier – Le trésorier a la charge générale des finances du Club. Il est responsable de tous les avoirs et autres documents financiers du Club. Il veille à déposer l’argent dans le compte bancaire du Club, à l’institution financière choisie par les administrateurs. Il doit soumettre à chaque réunion du comité exécutif un relevé détaillé indiquant les recettes et les déboursés ainsi qu’un compte-rendu détaillé relativement à la situation financière du Club. Il tient une comptabilité distincte et détaillée des comptes du Club. Les administrateurs peuvent recommander à l’assemblée annuelle des membres la nomination d’un comité de révision du rapport financier ou d’un expert comptable.

8.5 Secrétaire – Le secrétaire agit comme secrétaire à toutes les réunions du comité exécutif et des assemblées des membres. Il doit s’assurer que tous les avis soient donnés à temps et que tous les documents soient envoyés conformément aux dispositions des règlements du Club. Il doit tenir à jour les procès-verbaux des réunions du comité exécutif et des assemblées des membres ainsi que les résolutions et décisions du comité exécutif De plus, il veille à la conservation et à la mise à jour de tous les livres, registres, rapports, certificats et autres documents du Club.

8.6 Directeurs (communication et activités diverses)

9. DISPOSITIONS FINANCIÈRES

9.1 Année financière – L’année financière du Club débute le premier avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

9.2 Vérification financière – Le comité exécutif désigne par résolution la firme chargée de la vérification des livres du Club ONF, le cas échéant. En l’absence d’une telle désignation, le Trésorier procède à l’établissement des états financiers ou d’un rapport de dépenses annuel du Club, dans les 90 jours de la fin de l’exercice financier.

10. EFFETS BANCAIRES ET CONTRATS

10.1 Effets bancaires – Tous les chèques, billets et autres effets bancaires du Club doivent être signés par un (1) des deux (2) membres du conseil d’administration désignés par résolution.

10.2 Contrats – Les contrats et autres documents liant ou engageant le Club sont au préalable approuvés par le comité exécutif et ils sont signés par le président et tout autre membre désigné par résolution du comité exécutif.

11. MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS

11.1 Modifications – Le comité exécutif a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements. Toute abrogation ou modification doit être ratifiée lors de la prochaine assemblée annuelle des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

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1. MISSION

The NFB Club is a not-for profit association with the mission of offering social, cultural and sporting activities for its members in order to help maintain regular contacts among them in an enjoyable setting. Although its activities are not generally related to the work context, the NFB Club occasionally joins with the National Film Board (NFB) to offer joint activities.

2. PLACE OF BUSINESS

The principal place of business of the NFB Club (hereinafter called the “Club”) shall be at 3155 Côte de Liesse Road, Saint-Laurent, Quebec, H4N 2N4.

3. GOALS OF THE CLUB

The Club’s goals shall be to:

3.1 Bring members together and maintain regular contacts among them;

3.2 Maintain special ties with the NFB;

3.3 Share common cultural interests;

3.4 Communicate information of interest to its members;

3.5 Publish a regular newsletter;

3.6 Maintain a website;

3.7 Organize activities for the benefit of its members;

3.8 Maintain a database of its members.

4. MEMBERS

4.1 Categories – The Club shall have three (3) categories of membership: regular members, associate members and honorary members.

4.2 Regular members – A regular member of the Club is any person who has worked at the NFB, who is interested in the goals and activities of the Club and who meets the eligibility criteria established by a resolution of the Executive Committee. The member must have paid his dues for the current year.

Regular members shall be entitled to attend and to vote at the general meetings of the members. They shall also be eligible to become a Club director.

4.3 Associate members – An associate member is the spouse or partner of a deceased member.

Associate members shall not be entitled to vote at the general meetings of the members and shall not be eligible to become a Club director. They shall, however, be required to pay Club dues.

4.4 Honorary members – An honorary member is any director who has completed a mandate of (2) two years or more. The Executive Committee may also, by resolution, appoint as an honorary member of the Club any members who have served the Club through their work, significant contribution or support.

Honorary members may attend and vote at the general meetings of the members. They shall not be required to pay Club dues.

4.5 Dues – The Executive Committee shall, by resolution, establish the amount of the annual dues to be paid to the Club by regular and associate members, and the date that such dues fall due. Dues paid shall not be reimbursed if the member is expelled, suspended or chooses to withdraw from the Club.

5. GENERAL MEETINGS OF MEMBERS

5.1 Annual general meeting – The Executive Committee shall set the time and the place for the annual general meeting to be held. The meeting must take place within ninety (90) days following the end of the Club’s fiscal year.

5.2 Notice of meeting – The members shall be notified of the meeting in a letter sent to their last known home address or email address. All notices of an annual general meeting shall specify the date, time and place of the meeting and the subjects that will be addressed.

5.3 Quorum – For general meetings of the members, the regular and honorary members present shall constitute quorum.

5.4 Voting – At general meetings of the members, each regular member present shall be entitled to one vote. Voting by proxy shall not be permitted. In the event of an equality of votes, the President shall have the casting vote. Voting shall be done by a show of hands, unless the members present request a secret ballot. The vote shall be decided by a simple majority.

5.5 Chair and secretary of the meeting – General meetings of the members shall be chaired by the Club President. The Club Secretary shall act as the secretary of the meetings.

6. COMPOSITION OF THE EXECUTIVE COMMITTEE

6.1 Number of directors – The Club’s affairs shall be administered by an Executive Committee consisting of five (5) to seven (7) regular members.

6.2 Term of office – Each director shall assume office at the end of the meeting at which he is elected and shall remain in office until the end of his mandate, or until such time as he resigns.

6.3 Eligibility – Only regular members of the Club shall be eligible to be directors. Outgoing directors may be re-elected.

6.4 Vacancies – Any director whose position is declared vacant may be replaced in a timely fashion by a resolution of the Executive Committee. However, such replacement shall remain in office only for the term remaining until the next general meeting.

6.5 Remuneration – Directors shall not be paid for their services.

6.6 Insurance – All directors shall be covered in the exercise of their duties by the Club’s liability insurance.

7. MEETINGS OF THE EXECUTIVE COMMITTEE

7.1 Date – The directors shall meet as often as necessary, but must meet at least once a month. The meetings shall usually be held on the second Thursday of the month, or at any other time agreed upon by the majority of the directors.

7.2 Location – The meetings shall be held at the Club’s place of business or at any other location designated by the Executive Committee.

7.3 Notice of meeting – Notice of a special meeting of the Executive Committee shall be given in writing or by fax, phone, email or any other suitable means, within a reasonable time prior to the meeting.

7.4 Quorum and voting – Quorum for Executive Committee meetings shall be four (4) directors. Questions shall be decided by a majority vote. In the event of an equality of votes, the President shall not have a casting vote. If there are fewer than seven (7) directors on the Executive Committee, quorum shall be three (3) directors.

7.5 Chair and secretary of the meeting – Meetings of the Executive Committee shall be chaired by the Club President, and the Club Secretary shall serve as secretary of the meetings. If this is not possible, the directors shall choose a meeting chair and/or secretary among themselves.

7.6 Resolutions and decisions of the Executive Committee – The resolutions and decisions shall be recorded in the Club’s minutes book maintained at the Club’s place of business.

8. RESPONSIBILITIES OF THE DIRECTORS

8.1 Officers – The officers of the Club shall be the President, Vice-President, Secretary and Treasurer, and any other director whose titles and duties shall be determined by a resolution passed by the Executive Committee. No director may hold more than one office at the same time. The directors shall be appointed by a resolution of the Executive Committee for a term of two (2) years, which may be renewed.

8.2 President – The Club President shall run the Club, in co-operation with the members of the Executive Committee. He shall oversee, administer and manage the Club’s affairs, in co-operation with the other members of the Executive Committee, and shall share all relevant information about the Club’s affairs with these members.

8.3 Vice-President – In the absence of the Club President, or if the President is unable or refuses or fails to act, the Vice-President shall have all the powers and shall assume all the obligations of the President.

8.4 Treasurer – The Treasurer shall have the overall responsibility for the Club’s finances. He shall be responsible for all of the Club’s assets and other financial documents. He shall deposit the Club’s funds in the Club’s account at a financial institution chosen by the directors. At each meeting of the Executive Committee, he shall present a detailed statement of revenues and expenses together with a detailed account of the Club’s financial position. He shall maintain a separate and detailed accounting system for the Club’s accounts. At the annual general meeting, the directors may recommend that a committee or an accountant be appointed to audit the Club’s financial statements.

8.5 Secretary – The Secretary shall act as the secretary of all meetings of the Executive Committee and of all general meetings of the members. He shall ensure that notices are given in time and that all documents are sent to members as stipulated in the Club’s Bylaws. He shall take and maintain minutes of the Executive Committee meetings and of the general meetings of the members, and shall maintain a record of the Executive Committee’s resolutions and decisions. He shall also keep and ensure safe custody of all the Club’s books, records, reports, certificates and other documents.

8.6 Directors (communications and other activities)

9. FINANCIAL PROVISIONS

9.1 Fiscal year – The Club’s fiscal year shall begin on April 1 and end on March 31 of the following calendar year.

9.2 Financial audit – The Executive Committee shall designate, by resolution, the firm to be charged with auditing the NFB Club’s books, if necessary. If no such firm is designated, the Treasurer shall prepare the financial statements or an annual report of the Club’s expenditures, within ninety (90) days following the end of the fiscal year.

10. COMMERCIAL INSTRUMENTS AND CONTRACT

10.1 Commercial instruments – All of the Club’s cheques, notes and other commercial instruments shall be signed by one (1) of the two (2) Executive Committee members designated by resolution.

10.2 Contracts – All contracts and other engagements on behalf of the Club shall be approved in advance by the Executive Committee and signed by the President and any other member designated by a resolution of the Executive Committee.

11. AMENDMENTS TO THE BYLAWS

11.1 The Executive Committee may repeal or amend any provision of these Bylaws. Such repeal or amendment shall be ratified at the next annual general meeting of the members. If the repeal or amendment is not ratified by a simple majority of votes cast at the annual meeting, it shall cease to be in effect only as of that day.